فرم های اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه از طریق واژه پرداز ورد تهیه می شوند که این یکی از بزرگترین قابلیت های برنامه ی اتوماسیون اداری می باشد. چرا که بدین وسیله میتوان بدون هیچ محدودیت به ساخت و طراحی قالب ها و فرمت های مورد نظر پرداخت. پیش نویس خام یک نامه یا فرم در طرح سربرگ شرکت به فرمت نرم افزار word است و برای کامل شدن یک نامه یا فرم بخشی از آن توسط نرم افزار و بخش دیگر توسط کاربر تکمیل می گردد.الگو ها می توانند پیش نویس نامه ها ، احکام ماموریت ،فرم های گزارش و یا هر نوع مکاتبات دیگر باشند. کاربر مدیر میتواند تعدادی الگوی پیشفرض تعریف نموده تا کاربران اتوماسیون نگاه در سراسر نرم افزار از آنها استفاده نمایند. همچنین هر کاربر میتواند الگو های مخصوص به خود را نیز طراحی و در هنگام ایجاد نامه آنرا فراخوانی کند. به عنوان مثال مدیر سیستم قالب های a4 خام و a5 خام را در سربرگ شرکت طراحی نموده و هر کاربر میتواند از آنها استفاده نماید و کاربر بخش کارگزینی فرمت نامه درخواست استخدام را برای خود طراحی می نماید تا برای ایجاد درخواست استخدام هرروز مجبور به تایپ متن مورد نیاز خود نباشد.
چه قسمت هایی از یک الگو توسط نرم افزار تکمیل می گردد؟
- شماره نامه
- تاریخ نامه
- عنوان گیرنده نامه
- نام گیرنده نامه
- موضوع نامه
- فرستنده نامه
- عنوان فرستنده نامه
به غیر از مواد بالا سایر موارد یا از قبل در الگو تعریف شده اند و یا توسط کاربری که نامه را تنظیم میکند، تکمیل می گردد.
ایجاد یک الگو:
برای ایجاد یک الگو کافیست از طریق نرم افزار Microsoft Word قالب مورد نیاز خود را تهیه نمایید و با فرمت doc. (word 97-2003) ذخیره نموده و سپس برای اینکه نرم افزار بصورت خودکار 7 مورد فوق را تکمیل نماید بجای هر یک از موارد 7گانه ، کد مربوط به آنرا درج نمایید.
شرح کد ها به قرار زیر است:
- شماره نامه = [SH]
- تاریخ نامه = [DT]
- عنوان گیرنده نامه = [ON]
- نام گیرنده نامه = [GI]
- موضوع نامه = [MO]
- فرستنده نامه =[FE]
- عنوان فرستنده نامه =[FEON]
- محل قرار گیری امضا = که میبایست به صورت یک bookmark با نام EM تعریف گردد، در غیر اینصورت امضا در آخرین قسمت نامه قرار خواهد گرفت و کاربر مجبور است جای امضا را بصورت دستی تنظیم نماید
برای بهتر متوجه شدن این موضوع میتوانید الگو های خام نرم افزار را مشاهده نمایید.
الگو های پیش فرض را می توانید در مسیر نصب نرم افزار ، پوشهPattern مشاهده نموده و یا ویرایش کنید.
همچنین هر کاربر میتواند تعداد زیادی الگو تهیه و آنرا در اختیار سایر کاربران قرار دهد.
نمونه تکمیل شده ی یک نامه بصورت پیشنویس را در زیر مشاهده می نمایید:
