اینکه کار ها و وظایف و مکاتباتی که به پرسنل ارجاع میگردد قابل پیگیری باشند امری بسیار مهم است.بعضا در اتوماسیون های بسیار گران قیمت نیز این آیتم وجود ندارد و به صراحت در پرسش و پاسخ ها به مشتری عنوان میکنند که انجام وظایف باید به فرهنگ سازمانی تبدیل شود نه اینکه در نرم افزار چنین قابلیتی باشد.کاملا مشخص است که در زندگی روزمره ما مدیران و کارکنان مشغله های زیادی دارند که باعث فراموشی آنها می گردد.یک سیستم اتوماسیون اداری قدرتمند باید بتواند امور مهم را در چرخه ای جدید تعریف نماید تا در صورتیکه فردی اقدامات لازم برروی یک نامه را فراموش کرد بصورت یک هشدار در تاریخ مقرر موضوع را به شخص ارجاع دهنده کار و شخص ارجاع گیرنده گوشزد نماید. خوشبختانه اتوماسیون اداری نگاه این موضوع را به خوبی پشتیبانی می نماید. و چون سیستم نرم افزاری بسیار شفاف و دقیق پیگیری ها را دنبال می نماید به خودی خود کاربران نیز پیگیری به وقت و درست امور را به عنوان یک فرهنگ سازمانی دنبال خواهند کرد و در زمینه ذهنی آنها اینطور قرار نمیگیرد که “اگر مدیر تا ماه آتی یادش بود، من هم انجام خواهم داد”. بنابراین اتوماسیون اداری نگاه اینجاست که شما با کمترین هزینه بهترین الگوهای کاری را در نظام اداری خود پیاده کنید.
در زیر توجه شما را به پرسش و پاسخی که در این زمینه بین مشتری و یکی از تولید کنندگان داخلی که محصولی با محوریت outlook و share point تولید کرده اند جلب می نماییم:
