در هر شرکت و سازمانی دونوع مکاتبات رایج است: مکاتبات رسمی ، مکاتبات غیر رسمی
اتوماسیون اداری نگاه مکاتبات رسمی را بصورت نامه های وارده و صادره پوشش میدهد و مکاتبات غیر رسمی از طریق ارسال و دریافت پیام صورت میپذیرد.به عنوان مثال یکی از پرسنل قصد دارد مطلبی را به همراه یک یا چند فایل پیوست به اطلاع همکاران خود برساند و این موضوع بصورت نامه رسمی با شماره و تاریخ و شاکله نامه های رسمی نباشد.میتواند از حالت ارسال پیام استفاده نماید تا بدون اینکه فرایند ثبت و شماره شدن نامه انجام گیرد پیام خود را ارسال کند. این قابلیت در شرکت ها بسیار کاربرد دارد و به تنهایی بیش از 10% در وقت صرفه جویی می شود. و کاربران را از رفت و آمد ها و مراجعات متعدد به یکدیگر بی نیاز می سازد