یکی از مسایل مهم هر شرکت یا سازمان ارتباطات برون سازمانی است که تلفن ها بخش مهمی از آن را تشکیل می دهند .نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه با بهره گیری از یک دفتر تلفن پیشرفته موضوع شماره تلفن های ضروری سازمان را پوشش می دهد. به گونه ای که در اتوماسیون اداری نگاه دفتر تلفن به دوبخش تلفن های خصوصی و شماره تلفن های عمومی دسته بندی شده است.شماره تلفن های عمومی که توسط مدیر سیستم تعریف میگردد برای همه کاربران قابل دسترسی است ولی تلفن های خصوصی مخصوص هر کاربر میباشد و کاربران میتوانند بصورت محرمانه از آن بهره مند شوند.
وجود یک دفتر تلفن مناسب و کامل در یک سازمان میتواند به تنهایی میزان زیادی در کاهش هدر رفت وقت پرسنل موثر باشد
